Gérer votre flux de travail et d’argent seront deux tâches extrêmement importantes à assurer, consolider, modifier, améliorer,… Cette partie doit être inclue dans le système de production: VOTRE système. Un produit sans système, c’est comme une voiture neuve sans jauge et sans carburant. A un certain moment, tout s’arrête et vous vous demandez pourquoi.

Le surplus de travail

Heureusement, la surcharge de travail est plus facile à maîtriser que son pendant inverse. Les possibilités de gérer les périodes de surcharges sont très nombreuses, mais elles font toutes appel à votre bon sens. Voici quelques exemples:

- Utilisez votre réseau : Si vous êtes un pro impliqué dans son domaine d’activité, vous aurez immanquablement toute une série de contacts fiables dans votre carnet d’adresse. Commencez par le premier, celui que vous jugez le plus sérieux ou le plus apte à répondre à la demande, celui avec qui vous vous entendez le mieux… peu importe. Il vous faudra juste vous débarrasser de 80% du temps de travail pour conserver uniquement les 20% de gestion de projet et de supervision. Vous pourrez alors gérer 4 ou 5 projets de front aussi bien que si vous aviez accès à une machine de clônage.

Note: Si vous n’avez pas de réseau, essayez une autre méthode et faites en sorte de voous consituer ce réseau, c’est primordial!

- Communiquez avec le client : Dès le départ, il vaut mieux prévenir le client que son projet prendra pus de temps que prévu. A l’impossible, nul n’est tenu, inutile donc de bosser 20h par jour jusqu’à l’effondrement. Expliquez au client (en commençant par celui dont la demande est la moins restrictive temporellement) que vous êtes désolé mais que le travail sera terminé 2 semaines plus tard que la date prévue par exemple. Eviter d’annoncer ce genre de mauvaises nouvelles à ceux qui avaient absolument besoin de votre produit pour une date précise (ouverture d’un magasin, participation à un évènement d’envergure, campagne publicitaire, dispositions légales,…), choisissez strictement vos client par ordre d’importance. Si vous êtes dans l’impossibilité de trancher… il risque d’y avoir des déçus.

- Sensibilisez votre équipe : Vous ne travaillez pas seul et c’est une très bonne situation. Dans le cas d’une surcharge de travail, chaque membre de votre équipe doit savoir exactement ce qu’il a à faire et à qui s’adresser en cas de blocage. Dans ces situations, il est vital pour votre business que tout le monde soit sur le pont et que personne ne perde des heures sur un problèmes qui devrait être résolu en 5 minutes par la bonne personne. Laissez les tâches secondaires s’accumuler, vous vous en occuperez plus tard. Vos collaborateurs doivent compendre l’urgence de la demande et tous travailler dans la même direction. Assurez-vous que chacun y trouve son compte à la fin du projet.

- Dispositifs légaux de surcharge temporaire de travail : Il vous sera aussi possible, dans certains cas, de faire appel à une main-d’oeuvre temporaire qualifiée ou non. Selon vos besoins, vous aurez besoin d’un super-crac ou juste de « celui qui apporte le café »… le prix varie fortement entre ces deux profils. Intérimaires, auto entrepreneurs ou travailleurs indépendants pourront vous donner un sérieux coup de main à la condition qu’il s’agisse de la bonne personne et qu’elle soit placée au bon endroit. C’est à vous de juger de quel profil vous avez besoin, de manière exhaustive, et ce qu’elle devra effectuer pour vous. Même s’il est plus difficile d’impliquer une personne extérieure à la vie de votre entreprise, assurez-vous que chacun y trouve son compte. Si cette personne est vraiment exceptionnelle, proposez-lui de l’engager, ça ne vous engage à rien!

Le téléphone sonne

C’est un client potentiel! OK, on se calme et on prend les choses en main IMMEDIATEMENT. Il est extrêmement important, même à ce niveau de relation avec votre « futur client » de déjà penser à cibler le type d’interlocuteur à qui vous avez affaire. Par exemple, est-il un indépendant? Travaille-t-il avec des associés ou est-il un responsable communication d’une grosse société qui devra s’en référer à une équipe dirigeante? Quels sont ses besoins réels et qu’attent-il de vous ou de votre produit? En posant simplement ces deux questions: « qui êtes-vous et que voulez-vous? » Vous pourrez déjà mieux cibler la demande de ce client potentiel. Vous êtes-vous déjà présenté à un examen oral de math alors que vous aviez étudié histoire et géographie? Pour le client, c’est la même chose. Il ne s’agit pas de lui proposer une suite de logiciels de gestion alors qu’il souhaite un site web… et vice-versa.

Posez quelques questions mais pas d’interrogatoire

Vous pourriez penser que tout cela peut être discuté lors de votre entrevue. Cela fonctionne peut-être lorsque vous allez chez le coiffeur mais dans le cas d’un projet de ce type, ce serait une erreur de se contenter de fixer une date, un lieu et puis basta. Premièrement, en posant quelques questions simples, sous-entendu des questions auxquels vous êtes sûr que votre interlocuteur pourra répondre, il aura l’impression (justifiée) que vous vous intéressez à lui. C’est tout bête mais une bonne relation se construit dès le premier contact même téléphonique.

Deuxièmement, vous pourrez préparer un arsenal de vos compositions les plus talentueuses et vous concentrer uniquement sur ce que le client veut. Si vous savez que le client veut un site web, vous lui préparez une présentation de 4 ou 5 sites différents qui pourraient répondre à ses besoins. Si vous êtes sûr que cette personne n’acceptera qu’un niveau de fantaisie très limité (une boîte d’avocats par exemple), vous prendrez les designs les plus sobres et les sites les plus pratiques de votre « book ». Par contre, si vous avez affaire à un artiste, vous préparerez d’avantages de sites qui ont une mise en page originale, un design totalement décalé,… Prenez tout de même quelques autres exemples afin de montrer à votre client que vous pouvez répondre à différents types de demandes. Profitez-en pour placer quelques gros projets afin de démontrer que certaines entreprises réputées vous ont déjà fait confiance par le passé et continue à faire appel à vos services.

Tout le monde y gagne

En agissant de cette manière, le client comprendra que vous avez bien déterminé sa demande et que beaucoup de temps et d’argent seront épargnés en faisant appel à vous. Si vous proposez le même niveau de prix que vos concurrents, c’est une présentation à la fois sérieuse et ciblée, tout en démontrant l’étendue de votre savoir-faire qui fera la différence. Si vraiment vous êtes mal à l’aise avec ce genre de relations, faites-vous aider par un professionnel du marketing: un vendeur. Il pourra vous coacher ou négocier le projet pour vous… à condition qu’il ait bien compris le marché dans lequel vous êtes positionné.

La première question à se posée

Imaginez plutôt que vous ayez besoin d’une voiture, voici un petit jeu qui posera les bases de ce qui va suivre. Voici plusieurs situations, pour chacune d’elle, vous pouvez choisir un des véhicules suivant:

• Un break (5 places et un grand coffre)
• un coupé sport (2 places et pas de coffre)
• une camionnette (2 places devant et 6m³ à l’arrière)
• un semi-remorque (3 places devant et 15 tonnes à vide)

• Vous débutez une activité de livraison de sable (uniquement par demi-tonne)
• Vous voulez claquer 100.000€ avec un mannequin dans une salle de jeu à Cannes
• Vous partez en Suisse avec votre conjoint, vos 2 enfants et votre caniche
• Vous déménagez
• Vous voulez faire quelques tours de circuit avec vos amis du club des amateurs de sports moteurs
• Vous allez chercher le nouveau salon 3-2-1 au magasin de meubles
• Vous allez choisir votre prochaine télévision avec votre conjoint, vos 2 enfants (les animaux ne sont pas admis)
• Vous devez livrer 10 palettes de rouleaux de papier de toilette à Novossibirsk (RU)

Revenons-en donc à notre première question à se poser: pourquoi ais-je besoin d’un ordinateur? Et c’est généralement là que les langues se délient.

Le matos adapté

Voici un petit guide d’achat de votre matos en fonction de vos besoins:

• besoin nul ou quasi nul, juste pour avoir un ordinateur : Si vous êtes dans ce cas-là, prenez n’importe quoi avec une pomme croquée, c’est joli, c’est cher et ça fonctionne bien.
• Juste pour surfer et lire ses mails : J’ai souvent ce genre de demande. Générelement, je conseille un ordinateur portable car les utilisateurs qui ont ce genre de besoins n’ont pas envie de se creuser la tête avec de la connectique, du matiériel interchangeable,… Vous en trouvez facilement pour moins de 500€ dans n’importe quel supermarché qui tiendront le temps de la garantie. Vous pouvez aussi vous fournir un ordinateur portable d’occasion qui fera aussi bien le travail aussi longtemps pour le tier du prix mais ne vous attendez pas à surfer pendant 10 jours juste sur la batterie.
• Pour jouer, ou travailler de longues heures : Oubliez le portable dans ce cas-ci. Vous avez besoin d’un support confortable, d’un écran fiable qui ne fatigue pas les yeux et d’un métériel qui a du répondant. Pour ce type d’utilisateur (dont je fais partie) je conseille souvent le matériel milieu de gamme. Vous ne prenez pas le prix le plus cher, vous prenez juste en dessous. De cette manière, vous achetez du matériel qui a déjà été épprouvé et vous constituer une machine qui tiendra au moins 5 ans. Le prix tournera aux alentours des 1000€-2000€ (dans les cas où vous vous faites plaisir où que vous achetez une imprimante tout-en-un, plusieurs graveurs blue-ray, un modem-routeur,…)
• Pour le travail de grande précision : Les clients qui ont ce genre de besoins ont des demandes tout à fait particulière qui demande une étude individuelle plus approffondie. Ainsi, la plupart des designer que je connais travaillent sur un ordinateur avec une pomme croquée et un écran de plus de 24 pouce qualibré, étalonné,… Si vous voulez vraiment du matos de professionnel, il vous faudra évidemment aussi débourser le prix professionnel (hors TVA et défalqué, cela devient presque raisonnable) qui doit tourner de 2000€-3000€ à plusieurs centaines de miliers si vous bossez pour la NASA, mais à ce prix-là, il fait aussi le café et dit « bonjour ».

Quoiqu’il en soit, si vous avez bien compris mon exemple sur les voitures, j’espère que vous réalisez que ce n’est pas parce que les ordinateurs ont tous la même forme qu’ils sont de même puissance, de même efficacité et répondent aux mêmes besoins. N’hésitez pas à vous faire aider par des professionnels si vous avez le moindre doute sur la compatibilité des pièces que vous achetez, surtout si vous décidez d’acheter pièce par pièce pour effectuer le montage vous-même (attention à la garantie).

]]> http://www.megajools.com/infos-generales/je-veux-un-ordinateur/feed 0 http://www.megajools.com/blogging/creez-votre-business http://www.megajools.com/blogging/creez-votre-business#comments Mon, 02 Jan 2012 14:35:30 +0000 Joël Servais http://www.megajools.com/?p=88 Avez-vous déjà penser à créer votre propre business? OK, vous êtes employé dans une boîte, le boulot est intéressant mais pas réellement passionnant et vous savez que vos compétences peuvent être mises à contribution dans des tâches plus valorisantes (et souvent mieux valorisée). Se mettre à son compte, c’est avant tout un défis, celui de faire son travail mais aussi de faire le travail du chef de projet, du service RH, du service compta,… Vous ne connaissez rien en comptabilité? Soit vous allez devoir apprendre, soit vous engagez un comptable… et cela aura un coût. Vous ne connaissez rien en loi sociale? Soit vous apprenez, soit vous engagez un juriste… et cela a aussi un coût. Vous devez stocker de la marchandise ou louer des locaux? Faites la file et passez à la caisse.

Comment monter son business quand on a que ses propres compétences?

Voilà bien le problème d’aujourd’hui, ce monde ne fait appel qu’à des personnes hyperqualifiées ou hyper-polyvalentes ou hyper-flexible. Il n’y a plus de place depuis la fin des années ’80 pour ceux qui se contentent de bien faire leur boulot. Personnellement, j’ai commencé mon business à ZERO sans argent et c’est tout juste si j’avais du temps à y consacrer. Aucune compétence dans un autre domaine que l’informatique (mis à part les génériques des mangas des années 1985 à 1995… ça c’est du marché de niche et le sport… beaucoup de sport mais rien qui rapporte autre chose que la confiance en soi, la discipline et une certaine résistance à l’effort).

La compta? Connais pas… Les lois sociales? Connais pas… Le marketing? C’est bon pour les vendeurs d’encyclopédies en 153 volumes… C’était pas gagné. Pourtant, ça a fonctionné pour moi. En partie grâce à la chance (au bon endroit au bon moment) en partie grâce à mes amis (qui me disais où aller et à quel moment).

Les solutions

Dans notre monde moderne, en tout cas dans la partie riche de notre monde moderne, il suffit de tendre les bras pour attraper de l’argent. Mais encore faut-il savoir où tendre les bras mais aussi prendre la décision et le temps de les tendre. C’est aussi simple et aussi compliqué que cela. Dans un premier lieu, vous allez devoir vous placer aussi près que possible d’un flux d’argent et prendre votre part contre un effort aussi minime soit-il.

Par exemple, lorsqu’un banquier vous prête de l’argent pour vous permettre d’acheter votre maison, il se place entre le vendeur et vous-même. Son effort est de vous prêter de l’argent, il se sert en intérêts. Autre exemple, un supermarché vous propose des produits de provenances différentes à des prix différents. Il est placé entre les fabriquants et les consommateurs. Il offre à la fois la possibilité aux fabriquants d’écouler leurs produits et aux consommateurs de choisir leurs produits préférés. Son effort pour vous est le contrôle de la qualité, la proposition de produits tant qu’il est encore possible de les consommer, la mise en étalage de produits variés. Son effort envers les fabriquants est de proposer leurs produits de manière la plus visibles possible en rayon ou en promotions.

Les banques comme les supermarchés doivent absolument vendre leurs produits plus chers qu’il ne les achètent car ils doivent payer les locaux, les entrepôts, un service de direction, un service comptable, un service du personnel, la possibilité de promouvoir et de faire connaitre leurs produits, un bénéfice,… Tout cela est inclus dans le prix du produit. Votre business doit aussi vous permettre de payer vos locaux, vos communications, vos frais de fonctionnement,… mais surtout votre salaire qui vous permettra de vivre.

Se placer dans un flux d’argent

• Entrez dans un système de marketing de réseaux (MLM) : Il en existe de toutes les tailles, de toutes les formes et pour tous produits: télécommunications, assurances, énergies, parfums, bijoux,… Mais ne sauter pas sur le premier que vous trouvez. Informez-vous un maximum sur les produits vendus (testez-le, vous ne pourrez pas vendre des marchandises qui vous semblent totalement inutiles ou défaillantes), sur la création de cette société (si elle cela fait plusieurs années qu’elle existe sur votre territoire et qu’elle continue à bien marcher, elle est fiable sur le long terme) et surtout si elle est gérée de manière légale (statuts déclarés, pas de paiement de main à main sans un reçu, pas de frais d’entrée exhorbitant,…)
• Trouvez un associé complémentaire à votra activité : par exemple, j’ai débuter mon activité de webmaster en m’associant avec un designer. A présent, je peux étendre mon activité en m’associant avec d’autres designer de confiance. Un comptable pourrait s’associer à un juriste, un agent immobilier à un notaire et une banque, un garagiste à un assureur indépendant,… Nous sommes des animaux sociaux et ce phénomène est encore plus présent dans les grandes villes. Associés, vous pourrez profiter de l’expérience de l’autre mais aussi, après quelques mois, vous commencerez à apporter des projets à votre associé. Au delà de cet intérêt partagé cette association vous apportera crédibilité, souplesse et polyvalence. C’est du gagnant gagnant.
• Proposez vos services en « dépannage » : si vous êtes une personne digne de confiance, ce dont je ne doute pas, vous pourriez très bien démarcher auprès de société qui présente les mêmes types de services que ceux que vous proposez par exemple, en cas de surcharge de travail temporaire de cette société. Par exemple, vous créez votre activité de comptabilité mais vous n’avez pas beaucoup de clients réguliers. Vous pourriez très bien proposer vos services à une PME de comptabilité sérieuse en leur proposant d’être disponible lorsqu’il auront besoin de main d’oeuvre qualifiée en urgence. Ils vous apportent des projets intéressants en échange d’une réelle expertise disponible immédiatement.
• Valorisez vos connaissances : Le blogging est une excellente manière de partager ses connaissances et de les valoriser. Non seulement le fait de partager vos connaissances dans votre domaine vous placera en tant qu’expert, ce qui augmentera la rentabilité de vos efforts, mais votre blog pourrait servir de vitrine pour la vente d’un produit ou d’un livre en format électronique à grande échelle… sans aucun coût de stockage et de distribution. Vous pourriez aussi placer de la publiciter sur votre blog afin que celui-ci crée des revenus récurrents.

Dans les quatre cas cités, il est toujours question de se placer où l’argent est déjà disponible et de prendre votre part en échange de vos efforts.

]]> http://www.megajools.com/blogging/creez-votre-business/feed 0 http://www.megajools.com/developpement/devis-et-estimation-de-prix http://www.megajools.com/developpement/devis-et-estimation-de-prix#comments Fri, 16 Dec 2011 11:05:56 +0000 Joël Servais http://www.megajools.com/?p=83 Pour le prestataires, l’activité d’étalissement de devis ou estimation du prix de la prestation peut être un vrai casse tête. Aussi excellente que soient les qualité et compétences des prestations à réaliser, une mauvaise estimation du prix peut fournir un argument de poids au client pour ne plus jamais faire appel à lui. Combien de fois n’avez-vous pas entendu « …j’ai demandé 3 devis pour refaire le toit de ma maison, celui-ci était 50% plus cher que les deux autres, je te le déconseille. Par contre, j’ai fait appel à celui-là et je suis vraiment content du travail réalisé… ». Outre cette méthode qui consiste à gonfler volontairment le prix pour ne pas avoir à refuser le travail car pas assez important aux yeux du prestataires, il peut arriver un réel problème d’estimation de coût.

Estimer les tâches

Personnellement, et c’est bien comme cela que j’ai commencé, je planifie le travail sur papier. Je note donc toutes les tâches que j’aurais à effectuer si le devis est accepté. Tout doit y passer:

• Analyse technique
• Création des DB
• Création du nom de domaine/espace FTP/choix de l’hébergeur
• Création d’une librairie de fonction DB
• Découpage/Mise en place du design des pages
• Création d’un logo
• Installation d’un CMS
• Interfaçage réseaux
• Création d’un formulaire
• Script automatique (chronjob)
• Réunions et contacts téléphonique/mails
• Choix d’une charte graphique
• Mise en page/ ergonomie
• Effets visuels
• …

Certains points dépendent uniquement du client. Les prestataires expérimentés savent de quoi je parle, ceux-ci ont déjà eu affaire au moins une fois avec un client qui pense qu’une réunion d’une demi-journée par semaine est indispensable pour la bonne marche du projet. D’autres aiment envoyer 5 ou 10 mails par jours. D’autres encore vous racontent leur vie au téléphone. Il est très difficile de savoir à l’avance quel client se contentera de 3 réunions et d’un ou 2 mails de rapport de problèmes à corriger, et quel client vous expliquera par téléphone ce dont il souhaite qu’on parle à une réunion qui aura lieu l’après-midi même pour vous renvoyer quelques mails le lendemain vous disant que finalement on va faire comme ça mais non, plutôt comme ça.

Pour les clients qui veulent que leur projet avance et les prestataires qui veulent pouvoir faire leur boulot en toute sérénité: (exemple) inscrivez au devis que vous mettez un maximum de 6h de réunion, que vous ne répondez au téléphone qu’entre 10h et 11h du matin. Pour ce qui est des mails, soit vous limitez votre client à un mail par jour, soit vous tâchez de lui expliquer de ne plus vous envoyer 5 mails de suite qui disent tout et leur contraire. Cette deuxième solution vaut parfois mieux que des comptes d’apothicaire qui vous prendraient alors un temps de gestion trop important: le but est que vous puissiez faire votre boulot correctement (pour le prestataire) et que le projet avance (pour le client).

Estimer le temps de travail

Outre les points abordés au paragraphe précédent, le temps de travail dépend essentiellement du prestataire. Celui-ci devra donc découper au maximum chaque tâche et estimer le temps nécessaire pour l’accomplissement de chacune. Au début, lorsque le devis était accepté, je notais à 5 minutes près combien de temps je mettais pour chaque tâche. Certaines estimations étaient d’une précision suisse pendant que d’autres étaient outrageusement sur-évaluées ou sous-évaluées. Vu le découpage des tâches à accomplir, j’avais souvent la chance que tout se compensait en une normalité bien évaluée. Certains projets avaient cependant été tellement mal évalués que même en négociant une augmentation de 50% par rapport au devis initial, je n’arrivais pas à la moitié du coût total. Car oui, à mes débuts, lorsque je me trompais, c’était toujours contre mes intérêts (ceci dit, certains de mes premiers clients ont vraiment fait des bonnes affaires… et n’ont pas de cas de conscience pour payer le prix juste à présent)

L’addition

Maintenant que vous savez exactement combien ce job prendre de votre temps, vous multipliez par votre salaire horaire (que vous pouvez faire varier en fonction de la tâche à accomplir… Vous pouvez décider qu’une tâche technique pointue est plus chère que la mise en page et que les déplaements pour vous rendre à une réunion doit aussi faire l’objet d’un poste déterminé). C’est presque aussi simple que cela car il sera nécessaire au prestataire de tout de même aligner ses prix sur ce qui se trouve sur le marché… En effet, le client ne se gènera pas (et n’a pas à se géner) pour comparer les prix de plusieurs prestataires.

Dans tous les cas, repasser en revue chaque poste de votre devis pour bien comprendre pourquoi le prix est différent. Il se peut que ce soit uniquement votre prix horaire qui soit différent à moins que ce ne soit parce que vous êtes votre propre patron alors que votre concurrent doit payer le personnel comptable, RH, les gestionnaires de projets, la publicité, des bureaux luxueux,…

Si vous êtes plus cher, vous devrez prouver que votre offre est largement au dessus de ce que vos concurrents proposent. Plus de souplesse, plus de sécurité, moins de frais de maintenance, des meilleures garanties, des délais de réalisation plus courts, un service après-vente irréprochable de réactivité,…

Si vous êtes moins cher, je ne vous conseille pas de gonfler les prix pour vous aligner. Ajoutez plutôt des postes alternatifs qui permettent d’améliorer le résultat général. D’ailleurs, dans tous les cas de figure, il est toujours intéressant de proposer des alternatives créatives auquels le client n’aurait pas pensé.

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