Quand un CMS n’est pas indispensable

Le premier cas qui me vient à l’esprit où un CMS n’est pas indispensable serait un site qui ne contiendrait que quelques informations générales qui n’évoluent pas. Il existe encore énormément de sites de ce genre, il s’agit généralement de travailleurs indépendants désirant simplement faire les frais d’un nouveau site web (parce que leur comptable a dit qu’il fallait faire des frais pour payer moins d’impôts) ou de personnes qui désirent une présence sur Internet au prix minimum et sans devoir s’en occuper par la suite. Dans ce cas-là, il vaut mieux ne pas avoir de site du tout (quitte à payer un peu plus d’impôts). D’ailleurs, le hasard qui amènerait un visiteur à tomber sur un site de cet accabi via un moteur de recherche tiendrais du miracle.

Le deuxième cas serait totalement l’inverse. Il s’agirait d’un site tellement compliqué dans sa conception ou proposant un design tellement original qu’il est plus intéressant de se concentrer sur le coding pure que sur la manière dont on pourrait y attacher un CMS. J’imagine mal un site comme Youtube, Ebay ou Gmail propulsé en WordPress ou Joomla. Même si on peut affirmer que la possibilité aux utilisateurs de partager des vidéos est, d’une certaine manière, une gestion de contenu, nous sommes loin du principe même du CMS.

Le troisième cas serait purement financier. Je vous donne un exemple. Une société web vous propose ces deux devis pour la conception d’un même site:

- Avec CMS: design: 1100€, mise en place du site: 300€, implémentation du CMS: 1100€, total: 2500€.
- Sans CMS: design: 1100€, mise en place du site: 650€, total: 1750€.

Quel est le plus intéressant?

Réponse: ça dépend.

Vous choisirez l’option sans CMS si tous les critères suivants sont rencontrés:
- vous n’avez pas besoin de modifier souvent le contenu (au total, une ou deux journée par an)
- vous êtes qualifié et pouvez modifier le contenu vous-même directement dans le code source du site
- vous êtes suivi par le concepteur du site en cas de problème.

En général, la durée de vie d’un site est de 3 ans. Il vaut mieux payer 2000€ avec 100€ de maintenance annuelle pendant 3 ans que payer 2500€. Dans cet exemple, la différence de prix n’est pas grande mais elle peut varier beaucoup plus selon votre situation et votre prestataire.

Quand un CMS est indispensable?

La réponse la plus bateau que je puisse donner est: dans tous les autres cas. Pour faire modifier un site sans CMS, vous êtes généralement dépendant de son concepteur qui effectuera la modification en fonction de ses disponibilités et qui vous demandera un supplément pur chaque modification que vous auriez pu faire vous-même et à votre manière si vous aviez accès à un CMS.

Vous mettez vos informations en gras, italique, souligné, en grand, une photo à gauche, un schéma à droite, vous modifiez la structure du site selon vos besoins et vos envies… vous-même, en un temps réduit au maximum et sans coût supplémentaire.

Un dernier conseil: plus vous aurez prévu de cas de figure lors de l’élaboration du site (nombre d’élements dans le menu, menu déroulant ou non, plusieurs formats de page, formulaires d’inscriptions dynamiques,…) et mieux vous pourrez accorder votre site à vos besoin et à l’évolution de votre activité. Car il s’agit bien de cela, si votre site correspond parfaitement à vos activités au moment de la création de votre site, il faut qu’il en soit toujours ainsi après un an, après deux ans,… Quelques soient vos ambitions, préférez toujours un site évolutif à un site trop figé, et vos prestataires doivent en tenir compte.

Différenciez-vous par vos méthodes

Que diriez-vous d’appliquer le même prix qu’un de vos concurrents pour un travail équivalent mais qui ne vous prenne que 50% du temps requis pour n’importe quel concurrent? Je suis sûr que vous commencez à voir où je veux en venir. Mais vous pensez tout aussi rapidement que cela est plus facile à dire qu’à faire. Pourtant, énormément d’argent est dépensé chaque année par bon nombre d’entreprises uniquement pour « tricher » avec le temps: augmenter la quantité de travail fourni pour un laps de temps bien déterminé. Certains font travailler des enfants dans des conditions inhumaines en Asie, d’autres investissent en « Recherche & Développement » afin de créer des machines, des algorithme et même des processus de gestion de projet pour augmenter au maximum la prix de chaque heure de travail.

Par exemple, au début, la mise en place d’horaires multiples sur la journées (6h,14h,22h) n’avait d’intérêt que dans le secteur ou une machine, un outil de production mettait des heures et coutait énormément en énergie juste pour être démarré ainsi que dans le secteur des services de sécurité et sanitaires (pompiers, police, médecins). En laissant cet outil tourner 24/24 h, 7/7 j, toute cette énergie et ce temps perdu devenait rentable. De plus, pour un nombre de travailleur équivalent, au lieu de construire 3 usines, une seule suffisait. Par la suite, ce système a été perverti uniquement au profit de délais d’attente plus court, du service absolu au « client-roi », ou dans l’application à outrance des lois même dans les secteurs où cela ne sert à rien: « puisque les autres le font, mois aussi je veux ».

Appliquez VOTRE système

Même si je ne vous conseille pas de passer à 3 tranches horaires pour profiter des 24h par jour que la nature nous offre, vous comprenez maintenant l’intérêt de réfléchir à votre mode de fonctionnement. Si vous pouvez automatiser certaines tâches, faites-le au maximum. Vous perdrez peut-être 10h, 20h, 50h,… juste à créer un processus efficace mais si un processus élaboré en 50h vous fait économiser 1h/semaine, il sera t amorti en un an. Si vous perdez 1h/jour dans les bouchons, prenez un chemin un peu plus long mais sans bouchons et essayez le télétravail à domicile un jour par semaine au départ… puis 2 etc. Vous gagnerez en frais de déplacement, en confort et en temps de travail. Evitez tout ce qui peut plomber votre productivité. Prévenez vos clients qu’ils peuvent vous appeler uniquement les lundis, mercredis et vendredis entre 11h et 12h par exemple. Ne répondez à vos mails que dans cette même partie de la journée. Octroyez vous des poses facebook et twitter de 10 minutes toutes les 3h plutôt que de « liker » et « retweeter » à chaque nouvelle. Si un client vous demande de prévoir une réunion, demandez-lui de vous envoyer un « ordre du jour » précis sur ce dont vous allez discuter. Il n’y a rien de pire que de tourner en rond lors d’une réunion et de devoir la reporter parce que les points essentiels n’ont pas été évoqués.

En résumé: évitez les pertes de temps qui peuvent être évitées (tout comme les frais qui pouvaient être supprimés ou diminués), groupez vos activités par nature (mails et téléphone uniquement entre 11h et 12h), élaborer des processus qui vous permettent de ne pas avoir à réfléchir sur ce que vous avez à faire (devis et documents pré-remplis, copié-coller de certaines tâches,…)

Le temps est votre allié ou votre ennemi

Avez-vous déjà eu affaire à un plombier, un électricien, un couvreur,… qui, pour une tâche qui vous parait extrêmement simple, vous demande un prix exorbitant? Ça vous a certainement mis hors de vous et je vous comprends. Néanmoins, c’est ce que vous allez devoir faire au sujet de votre activité. Imaginons que vous visiez un salaire horaire global de 50€/heure. Lorsque je parle de « salaire global », je parle du prix et du temps incluant à la fois vos heures de travail, vos déplacements, vos contacts téléphoniques, la gestion de la paperasse, le « service après-vente »,… En simplifiant, vous pourriez diviser ces activités en 2 parties: celles qui sont proportionnelles à la quantité de travail demandé et celles qui ne le sont pas.

Soit, vous savez qu’en général, pour tous les projets de moins de 50h, vous avez besoin de planifier de 4h de réunions(déplacement inclus), 1h30 de contact téléphonique et 1h de contact par mail, en moyenne ainsi qu’une heure de gestion comptable. Cela fait déjà un forfait de 7h30 à ajouter à votre projet. Pour un projet de 50h, vous demanderiez donc 2875€ ((50h+7,5h)*50€/heure): cela représenterait un prix de 57,5€/heure de travail effectivement presté dans le cadre de la mission demandée par le client. Par contre, pour un projet de 7,5h, vous demanderiez 750€ soit 100€/heure de travail effectif. Faites donc très attention lorsque vous communiquez vos chiffres ainsi que vle nombre d’heures de travail presté. Si le client compare le prix d’un travail avec le prix d’un autre, arrivé à un résultat qui varie du simple au double peut vous placer dans une situation délicate.

Jouez la transparence ou faites une moyenne

Je vous conseille donc de jouer la transparence dès le début. Soit vous ajouter un poste « frais de dossiers, 3 réunions, contacts téléphoniques, mails, suivi, divers,… », forfaitaire de 375€, quelque soit l’intitulé. Personne n’aime payer des « frais de dossiers » et si vous chiffrez chaque poste de manière exhaustive, vous risquez de vous retrouver face à un client qui vous démontre que la plupart des mails envoyés ou reçus n’ont servi à rien, ou qu’il ne vous a pas téléphoné une seule fois et qu’il mérite donc une « ristourne » (je ne suis jamais tombé sur ce genre de personne mais cela doit bien exister).

Une autre méthode consiste à calculer une moyenne générale du temps passé à toutes ces tâches qui ne sont pas réellement votre métier. Si cela consiste à 10% en plus des projets réalisés, facturez 55€/heure au lieu de 50€/h. De cette manière, vous pourrez fièrement indiquer sur vos devis que le prix inclus des réunions, contacts téléphoniques,… Cette solution a un défaut, c’est que les gros projets paieront pour les petits. Mais n’est-ce pas un des système prédominant de notre économie?

La manière simple: Gérer les coûts

Crédits, loyers, outils de travail, véhicule,… Tout cela a un coût à prendre en compte et facile à analyser. Un simple tableur peut vous aider à analyser l’ensemble de vos sorties en un seul coup d’oeil. La méthode à appliquer? Simple, prenez chaque point, commencez par le premier (le plus cher, le moins cher, celui qui commence par « A », peu importe) et posez vous les questions suivantes dans cet ordre:

1) En ais-je vraiment besoin? Si la réponse est non, dépêchez-vous de gommer cette ligne de votre tableur après avoir appelé votre fournisseur pour résilier votre contrat, votre abonnement, votre ligne,… S’il y a une quelconque valeur résiduelle à ce poste ou si vous pouvez le sous-louer, tâchez de vous en débarrasser auprès du plus offrant. Si vous devez payez des frais pour la résiliation, comparez ce prix par rapport à simplement laisser le contrat se terminer.
2) Existe-t-il une version gratuite? Il est parfois possible de trouver un produit similaire (effectuant aussi bien vos tâches quotidiennes… parfois mieux) de manière gratuite. Par exemple, un logiciel peut-être très couteux mais vous pourriez utiliser un logiciel similaire en distribution libre. Utilisez un système comme Skype plutôt qu’un abonnement de téléphone. De même, envoyez vos documents au format numérique, par mail, tant que votre activité le permet.
3) Comment puis-je réduire ma consommation? Et est-ce que cela aura un impact significatif sur ma facture? Inutile de travailler dans le noir et dans le froid, vous devez toujours être confortablement installé lorsque vous travaillez. C’est primordial pour conserver sa motivation au boulot. Par contre diminuer sa consommation peut être compris comme au profit d’une consommation gratuite ou moins couteuse. Si vous devez absolument envoyer des documents au format papier pour certains documents, certains de vos contacts seront peut-être plus enclins à opter pour un système électronique. Si vous ne pouvez pas vous passez de votre GSM (vous êtes très mobile par exemple), tâchez de un créneaux horaire pour passer un maximum d’appels via skype avant de vous lancer sur les routes.
4) Existe-t-il une version moins chère chez un concurrent ou chez le même fournisseur? Les fournisseurs de services et d’énergie seront les cibles principales de ce genre de réduction de coûts. Téléphonie, Internet, énergie,… si vous n’avez besoin que de 10Go par mois (à 30€), pourquoi prendre le forfait illimité (à 50€)? Si vous avez besoin de 180 minutes d’appels par mois, pourquoi prendre le forfait illimité? Si vous ne téléphonez que 10 minutes certains mois, et 4h d’autres mois, pourquoi ne pas prendre un abonnement minimum plutôt qu’un forfait avec surcout pour les dépassements? Tout d’abord, vous devez bien connaitre et bien comprendre vos besoins. Ce point pourra aussi s’appliquer aux assurances, au loyer ou à votre bureau de comptable.
5) Négociez le prix chez votre fournisseur: Si vous avez besoin d’un produit, que vous avez sa version la moins chères chez le meilleur fournisseur et que vous connaissez exactement vos besoins, il ne vous reste qu’une seule solution: négocier le prix. Il s’agit simplement de discuter avec votre fournisseur afin de trouver un terrain d’entente cordial. Promettez-lui l’exclusivité, restez pour une certaines durée minimum, faites une commande groupée avec d’autres collaborateurs,… Peu importe le moyen (évitez tout de même de faire appel à un casseur de phalanges), l’argent sera mieux dans vore poche que dans la leur.

Suite au prochain numéro.

Gérer votre flux de travail et d’argent seront deux tâches extrêmement importantes à assurer, consolider, modifier, améliorer,… Cette partie doit être inclue dans le système de production: VOTRE système. Un produit sans système, c’est comme une voiture neuve sans jauge et sans carburant. A un certain moment, tout s’arrête et vous vous demandez pourquoi.

Le surplus de travail

Heureusement, la surcharge de travail est plus facile à maîtriser que son pendant inverse. Les possibilités de gérer les périodes de surcharges sont très nombreuses, mais elles font toutes appel à votre bon sens. Voici quelques exemples:

- Utilisez votre réseau : Si vous êtes un pro impliqué dans son domaine d’activité, vous aurez immanquablement toute une série de contacts fiables dans votre carnet d’adresse. Commencez par le premier, celui que vous jugez le plus sérieux ou le plus apte à répondre à la demande, celui avec qui vous vous entendez le mieux… peu importe. Il vous faudra juste vous débarrasser de 80% du temps de travail pour conserver uniquement les 20% de gestion de projet et de supervision. Vous pourrez alors gérer 4 ou 5 projets de front aussi bien que si vous aviez accès à une machine de clônage.

Note: Si vous n’avez pas de réseau, essayez une autre méthode et faites en sorte de voous consituer ce réseau, c’est primordial!

- Communiquez avec le client : Dès le départ, il vaut mieux prévenir le client que son projet prendra pus de temps que prévu. A l’impossible, nul n’est tenu, inutile donc de bosser 20h par jour jusqu’à l’effondrement. Expliquez au client (en commençant par celui dont la demande est la moins restrictive temporellement) que vous êtes désolé mais que le travail sera terminé 2 semaines plus tard que la date prévue par exemple. Eviter d’annoncer ce genre de mauvaises nouvelles à ceux qui avaient absolument besoin de votre produit pour une date précise (ouverture d’un magasin, participation à un évènement d’envergure, campagne publicitaire, dispositions légales,…), choisissez strictement vos client par ordre d’importance. Si vous êtes dans l’impossibilité de trancher… il risque d’y avoir des déçus.

- Sensibilisez votre équipe : Vous ne travaillez pas seul et c’est une très bonne situation. Dans le cas d’une surcharge de travail, chaque membre de votre équipe doit savoir exactement ce qu’il a à faire et à qui s’adresser en cas de blocage. Dans ces situations, il est vital pour votre business que tout le monde soit sur le pont et que personne ne perde des heures sur un problèmes qui devrait être résolu en 5 minutes par la bonne personne. Laissez les tâches secondaires s’accumuler, vous vous en occuperez plus tard. Vos collaborateurs doivent compendre l’urgence de la demande et tous travailler dans la même direction. Assurez-vous que chacun y trouve son compte à la fin du projet.

- Dispositifs légaux de surcharge temporaire de travail : Il vous sera aussi possible, dans certains cas, de faire appel à une main-d’oeuvre temporaire qualifiée ou non. Selon vos besoins, vous aurez besoin d’un super-crac ou juste de « celui qui apporte le café »… le prix varie fortement entre ces deux profils. Intérimaires, auto entrepreneurs ou travailleurs indépendants pourront vous donner un sérieux coup de main à la condition qu’il s’agisse de la bonne personne et qu’elle soit placée au bon endroit. C’est à vous de juger de quel profil vous avez besoin, de manière exhaustive, et ce qu’elle devra effectuer pour vous. Même s’il est plus difficile d’impliquer une personne extérieure à la vie de votre entreprise, assurez-vous que chacun y trouve son compte. Si cette personne est vraiment exceptionnelle, proposez-lui de l’engager, ça ne vous engage à rien!