Faire développer un service web

novembre 16, 2011 by Joël Servais
Filed under: Entreprise

Qu’est-ce qu’un service web? C’est un logiciel qui est placé sur une machine accessible via une connexion Internet (réseau mondial) ou intranet (réseau limité géographiquement) permettant la gestion et l’accès à une série de données ou d’utilitaires. J’espère que ma définition est assez claire et complète. Tout le monde connait et utilise des services web: interface en-ligne pour l’administration de votre compte en banque, la plate-forme de gestion de vos e-mail (hotmail, gmail,…), Facebook,… tous les sites vous permettant un minimum d’interactivité. Par exemple, Wikipedia (pour ceux qui se contentent de consulter), le site du mensuel « le monde diplomatique » ou le site de la boucherie du coin ne permettent pas vraiment d’interaction (à part, peut-être, s’inscrire à une newsletter ou contacter l’administrateur), ce sont des sites web uniquement orientés diffusion d’informations. La barrière est parfois très floue entre sites d’informations et services web.

En quoi cela vous concerne?

Dans cet article, je vais surtout m’attacher aux explications relatives à l’application web qui vous concerne directement. Voici quelques raisons qui pourraient vous pousser à faire développer un service web par votre équipe IT ou par une société externe:

- Diminution des coûts
- Amélioration, automatisation de processus
- Facilité de calcul, accès à l’information
- Centralisation des données, synchronisation entre plusieurs parties
- Accélération de certaines tâches
- Parce que ça en jette
- Pour faire comme les concurrents

Mis à part les deux derniers, chaque points tend plus ou moins à diminuer vos coûts ou à augmenter vos revenus. Sans rentrer dans les détails, il est donc PRIMORDIAL dans un premier temps, de calculer combien l’application pourrait vous rapporter ou vous faire économiser avant de faire établir un devis par des professionnel. Si l’équation indique que le prix de l’application est largement compensée par l’économie à réaliser, vous faites une affaire.

N’oubliez pas les frais récurrents (maintenances, électricité, abonnement à certains services,…) ni les frais annexes (tous vos employés devront peut-être obtenir une connexion ou un accès au réseau avec tout le matériel adéquat et il faudra leur fournir un ordinateur à chacun…). Demandez, lors de l’établissement du devis, d’établir clairement la liste de ces coûts indirects ou récurrents de manière à éviter les surprises par la suite. De toute manière, vous êtes tout à fait libre de choisir des prestataires différents pour le développement de l’application d’une part et l’installation informatique d’autre part qui sont des métiers bien différents (tous les informaticiens vous le diront).

Mise en situation

Les employés de votre société doivent écrire l’heure d’arrivée et de départ manuellement sur une fiche de présence et ce quatre fois par jour. En arrivant le matin, en partant diner à midi, en revenant vers 13h puis à la fin de la journée. Quatre fois par jour, un responsable « fiche de présence » du service GRH vient récupérer ce papiers pour les encoder dans un tableau. Au total, cette tâche occupe deux heures chacune de ses journées.

Lorsqu’un employé désire connaitre son solde d’heure, il envoi un mail à cette personne qui effectue le calcul. Une heure plus tard, s’il ne s’est pas trompé, il renvoi le solde d’heure à l’employé. Généralement, il a entre deux et trois demandes de ce type chaque semaine. Evidemment, les oublis de pointage et les arrivées tardives (après la levée de la feuille) doivent aussi faire l’objet d’une correction, ce qui prend encore près d’une heure par semaine à notre responsable.

Au total, c’est pas moins de trois heures par jour qui sont perdues par la société, et par la personne qui pourrait effectuer un travail bien plus intéressant, juste pour gérer les fiches de présences avec, en plus, le risque d’erreur et le manque de fiabilité, car notre responsable tombe parfois malade, part en congé,… Bon, je vous passe aussi les 15 secondes de perdues à chaque passage de chaque employé par cette fiche, qui aurait bien des difficultés à gérer les congestions des arrivées et départs simultanés de plusieurs employés, ou les tricheurs qui se premettent de récupérer 5 minutes par-ci, par-là.

Donc, 3h par jour multipliés par 250 jours de boulot (car même les jours ou le responsable est absent, le travail doit être fait, soit à son retour, soit par quelqu’un d’autre), ça nous fait un gros 750h de perdu… multipliés par le coût horaire de notre employé qui effectue un des boulots les moins intéressants du monde et nous avons bien entre 10.000€ et 15.000€ de perdu chaque année juste pour des fiches de présences.

Un investissement à moyen terme

Si vous désirez y remédier, vous allez avoir besoin d’une pointeuse à l’entrée de votre société, d’un logiciel qui gère les pointages (pointage normal, pointage spécial, anomalies, corrections, congé,…) et d’un ordinateur qui centralise toutes ces données (ainsi qu’un deuxième sur lequel est sauvé l’ensemble des données chaque jour, on ne sait jamais). En fonction de vos réels besoin, vous pourriez très bien arriver à une facture qui, je vous l’assure, sera amortie en un an, maximum deux ans.

Et nous n’avons parlé que des heures de présences de vos employés.

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